Kako preseliti dogodek na splet in ohraniti pristno izkušnjo za obiskovalca? V letošnjem letu smo priča neverjetnemu porastu spletnih dogodkov. Zakaj je do tega prišlo, je seveda vsakomur jasno, moramo pa se zavedati, da so spletni in hibridni dogodki (tudi če odmislimo trenutne razmere) vsekakor dogodki prihodnosti.
Na samem začetku vas moram opozoriti – ne podcenjujte zahtevnosti organizacije vašega dogodka samo zato, ker se udeleženci nanj ne pripeljejo z letalom. Ravno zato, ker tokrat VI vstopate v NJIHOV domači prostor, se boste morali še posebej potruditi, da zaigrate na njihova čustva in jih očarate.
Tehnični vidik
Vsi vemo, kako nadležno je, če glavni govorec naenkrat ostane brez glasu. Za brezhibno delovanje avdio in video sistema mora nad tem ves čas bdeti izkušena ekipa, ki dobro pozna vse pasti slabih povezav in tehničnih napak, ki lahko pomenijo katastrofo za vaš dogodek. Z več kamerami in montažo ustvarimo nujno potrebno dinamiko, ki smo je danes vsi tako vajeni ob pogledu na zaslon. Z dobro nastavitvijo mikrofonov pri posameznih govorcih se izognemo pretiranim šumom in poskrbimo za jasen in čist zvok. Prostor prilagodimo s scenografijo in osvetlitvijo. Dodatno zanimivo izkušnjo za udeležence predstavljajo interaktivne vsebine – infografike, video materiali, glasbena podlaga, ki jih režiser dogodka premišljeno vpleta v končni montaži.
Pred dogodkom
Prednost spletnega dogodka je, da lahko preko obrazca na spletni strani ali celo namenske spletne strani že v samem začetku promocije poskrbimo za zbiranje udeležencev, vmesno obdobje med prijavo in dogodkom pa lahko zelo dobro izkoristimo. Z avtomatiziranim procesom pošiljanja sporočil ob prijavi ter zanimivimi opomniki, ko se dogodek približuje, lahko vzbudimo dodatno zanimanje in nestrpno pričakovanje udeležencev. Kljub morebitni brezplačni udeležbi naš dogodek ne sme postati dogodek, na katerega se nekdo prijavi, potem pa nanj enostavno ne pride.
Tekom dogodka
Udeleženec mora sprejeti dinamiko dogodka. Pri njem moramo ustvariti občutek, da se zavedamo njegove prisotnosti na drugi strani zaslona. Poskrbimo za pavze na dogodkih, ki so daljši od 45 minut, ustvarimo dinamiko z razporejanjem udeležencev v manjše delovne skupine, predvidimo čas za diskusijo ali pa ob zaključku zastavimo vprašanje, na katerega naj čim hitreje intuitivno odgovorijo v komentarjih. Tudi v primeru formalnega dogodka lahko udeležencem ponudimo možnost odziva, ki na nek način nadomesti možnost njihovega aplavza v dvorani.
Po dogodku
Ker smo pred dogodkom z udeleženci že navezali stik, se jim lahko sedaj (ponovno preko avtomatiziranih sporočil) iskreno zahvalimo za sodelovanje. V kolikor imamo nov dogodek že v načrtu, je to najprimernejši čas, da jih nanj povabimo. Ponudimo jim poseben popust za naš izdelek in jim pošljemo povzetek vsebine ali pa galerijo fotografij z dogodka. Izkoristimo potencial, ki ga prinaša navdušenje udeležencev ob izjemnem spletnem dogodku, ki smo ga pripravili!
Vas zanima več o posameznih segmentih organizacije, o katerih smo pravkar govorili? Z našimi sodelavci vam lahko pripravimo načrt tehnične in organizacijske izpeljave vašega spletnega dogodka.
