Odkljukajte vaš dogodek od A do Ž – NAČRTOVANJE

Ne glede na to, ali prirejamo dogodek prvič ali pa smo že izkušeni organizatorji, obstajajo določena opravila, na katera ne smemo pozabiti, pa če organiziramo poslovno srečanje, glasbeni festival ali predstavitev naše nove knjige. Danes začenjamo s predstavitvijo »checklista« za dogodke, ki nam bo pomagal, da bomo lahko večer pred dnevom dogodka mirno zaspali, saj bomo vedeli, da smo pomislili na vse …

NAČRTOVANJE

Pa začnimo s fazo NAČRTOVANJA DOGODKA. Na samem začetku definiramo osnovne podatke (ime, lokacija, termin) ter – to je bistveno – določimo cilj našega dogodka. Cilji so lahko zelo različni: prodaja vstopnic in komercialni uspeh, druženje in praznovanje skupnih uspehov, dogodek je lahko poligon za ustvarjanje novih poslov, naš cilj pa je lahko tudi izmenjava znanj in izkušenj.

Ko smo določili cilje dogodka, opredelimo glavne akterje in partnerje, ki bodo pri projektu sodelovali. To so ključne osebe za izpeljavo projekta. Na tej točki definiramo tudi način komunikacije z njimi.

Ne spreglejte tudi:  Je pravopis res pomeben?

AKTIVNOSTI

V naslednjem koraku predvidimo vse potrebne aktivnosti, ki jih moramo opraviti. Teh je seveda veliko in se glede na tip dogodka razlikujejo. Strukturiramo kalkulacijo, postavimo delovno ekipo ter definiramo odgovorne osebe za posamezno področje; od ureditve pogodb s partnerji, rezervacije prostora, izbora produkcijske ekipe ter drugih podizvajalcev, dogovora s posredniki za prodajo vstopnic, strategije novačenja sponzorjev, VIP izkušnje za nam pomembne goste, prijave prireditve pristojnim organom, varnostne službe in nenazadnje čiščenja po dogodku.

Za vsako od omenjenih aktivnosti jasno definiramo odgovornost za izvedbo. Določimo vodje področij, njihove delovne ekipe ter način spremljanja realizacije vseh aktivnosti.

ČASOVNICA

Obkljukali smo »KAJ« in »KDO«, sledi še »KDAJ«.

Pri pripravi časovnice pomislimo na ključne dogodke v sklopu organizacije dogodka, npr. na pripravo plana, potrditev dogovora s ključnimi akterji, odprtje prodaje vstopnic, začetek promocije, datum tiskovne konference, izvedbeni sestanek, dogodek, zabavo po dogodku, evalvacijski sestanek.

KOORDINACIJA

Torej – naš dogodek je sedaj celostno zastavljen. Prve aktivnosti so stekle, ključna stvar za naše mentalno zdravje v času do dejanske izvedbe dogodka pa je koordinacija ter zaupanje v vse naše sodelavce in zunanje akterje.

Ne spreglejte tudi:  Vas YouTube oglasi motijo?

Bi želeli prejeti naš checklist, ki vam bo olajšal pripravo in izvedbo vašega dogodka?

Pridite k nam na kavo!

    Oglasite se nam lahko tudi preko hitrega obrazca:







    Oznake: ,

    Read Also